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书面告知函一般包括：首部、正文、结尾、结束语、结尾落款五个部分。 一、首部 一般写明告知函的标题、主送单位名称。 二、正文 正文一般分成开头、正文两个部分。开头一般写明函件的主题原因。正文再对主题进行详细的解释说明。 三、结尾 一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函等。 四、结束语 通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。 五、结尾落款 落款一般写明发文单位名称、发文时间。

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